電子文件歸檔和電子檔案管理

【課程背景】

       現代信息技術的高速化發展，使得電子信息技術在社會生活的多個領域內都獲得了大規模的應用。檔案作為承載文件資源歷史價值的重要載體，對其日常管理的安全與否將會直接影響到檔案的實際功能價值。目前，伴隨著相關電子檔案數量的不斷增多，電子檔案所面臨的安全風險也呈現出了更加多樣化與復雜化的特征。

      課程將以電子文件與檔案管理為切入點，還原應用環境中的實際案例，幫助學員認知電子檔案流程是什么、管理層次模型有哪些，分別發揮什么作用？電子檔案單軌制是什么，工作思路與思路分析，建設基本原則與架構思路，風險與建議？電子文件歸檔和電子檔案管理原型系統，四大工具是什么？使學員學之解惑，學之能用

【課程收益】

?   電子檔案流程概述、流程管理在安全管理中的應用

?   電子檔案流程管理的層次模型、安全策略與管理制度

?   電子文件單軌制定義、視角、工作思路、思路分析

?   電子文件單軌制架構思路、工作內容、風險及建議

?   電子電子文件歸檔和電子檔案管理原型系統，四大工具及制度配套

【課程特色】干貨，沒有廢話；科學，邏輯清晰；實戰，學之能用；投入，案例精彩

【課程對象】檔案管理人員、檔案工作人員等

【課程時間】6小時

【課程大綱】

一、電子檔案全流程管理

1、電子檔案流程概述

2、流程管理在電子檔案安全管理中的應用

3、電子檔案的安全性分析

4、電子檔案安全管理策略探討

5、電子檔案流程管理下的層次模型

?  生成層

?  保管層

?  流程層

?  應用層

6、電子檔案流程管理與管理制度

7、電子檔案流程管理制度 – 歸檔范圍

8、電子檔案流程管理制度 – 形成

9、電子檔案流程管理制度 – 流轉

10、電子檔案流程管理制度 - 歸檔

?  文件的登記

?  文件分類及編號方法

?  文件格式規定

11、電子檔案成果驗收及移交

?  驗收方式

?  驗收內容

?  驗收指標

?  驗收結論

?  移交檢驗 – 病毒檢驗

?  移交檢驗 – 真實性檢驗

?  移交檢驗 – 完整性檢驗

?  移交檢驗 – 有效性檢驗

?  移交檢驗 – 文件格式檢驗

?  移交檢驗 – 需收集軟件及說明檢驗

12、電子檔案流程管理制度 - 保管

?  鑒別

?  訪問控制

?  機密性

?  完整性

?  可用性

13、電子檔案流程管理制度 – 利用

?  權限管理

?  申請閱讀

?  訪問

14、電子檔案安全管理策略的關鍵問題

?  電子檔案的永久性保存

?  建立電子檔案轉換為副本的系統規范

?  安全服務與安全機制

二、電子文件單軌制工作方法

1、電子檔案單軌制的定義

2、單軌制的兩個視角

?  文件視角

?  檔案視角

3、單軌制工作思路

4、單軌制的思路分析

?  管理對象分析

?  管理流程分析

?  歸檔制度分析

?  從文檔一體化趨勢看

?  安全分析

5、單軌制建設基本原則

6、電子檔案單軌制實施架構思路

?  建立可操作的前端業務系統實施規劃

?  建立完善檔案管理機制

?  配備完善的硬件服務系統

?  建立完善的電子檔案管理系統

7、單軌制規范性工作內容

?  前端控制、全程管理

?  制定完善歸檔制度，編制操作手冊

?  制定清晰的管理流程

?  面向用戶的采集與管理

?  可執行的監督檢查機制，全過程跟蹤與指導

8、單軌制的主要風險及建議

?  對傳統管理模式的依賴與新模式沖突

?  電子文件歸檔流程設計不規范，及時性、有效性、規范性不能保證。

?  電子檔案的安全可抗性

?  熟悉檔案與精通軟件管理復合型人才缺失

案例：廣東省高速公路項目實施單軌制管理

三、電子文件歸檔與檔案管理

1、依托法治保障和政策優勢

2、電子文件歸檔和電子檔案管理原型系統

?   優化業務流程

?   完善系統功能

?   確保真實可靠

3、設計電子文件歸檔和電子檔案管理系統四大工具

?  解決電子文件接收難 - 通用數據采集工具

?  解決電子檔案管理難 – 電子檔案文件格式轉換工具

?  解決電子檔案長期保存難 – 離線備份工具

?  解決電子檔案利用難 – 電子檔案通用瀏覽器

4、建立制度配套，完善電子文件歸檔和電子檔案管理規范

?  制定電子文件歸檔范圍和保管期限表

?  制定電子文件歸檔整理規則

?  制定電子檔案長期保存規范

案例：電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在中國（上海）自貿區應用