會開會，開好會——高效的會議管理技巧

【課程背景】

您是否每天包裹于無數會議之中，常常分身乏術？

您的公司是否因為會議效率低下還在錯失良機？

面臨這樣的處境，您是否找到了破解的好方法？

本課程將帶領您快速掌握會議管理技巧，這些技巧將是您開啟高效會議的金鑰匙！把握時機，共同進步，相信您必然會收獲累累碩果！

【課程目標】

¨ 了解會議的目的、種類和體系

¨ 了解會議效率不高的原因及對策

¨ 掌握有效為會議做準備的要領

¨ 學會提高會議效率和質量的技巧

¨ 掌握會議主持人、記錄人和參會人的會議管理技巧

【課程形式】

¨ 現場講授＋案例討論＋問題分析

¨ 小組學習＋頭腦風暴+經驗分享

【課程對象】

企業內部組織、策劃、主持和參與會議的各級管理者

【課程長度】

1天6課時

【課程內容】

第一部分    會議的了解與認知

¨ 什么是會議？

¨ 會議的溝通模式

¨ 會議的重要意義

¨ 會議的真正作用

¨ 不得不開會的真正原因

¨ 會議的6大功能

¨ 會議的5大類別

¨ 會議的3大結構

¨ 常見會議的頻率

¨ 會議的規模控制

¨ 會議的流程

¨ 會議的成本

¨ 會議的波紋效應

¨ 會議的影響因素

第二部分    如何準備會議？

明確會議政策

¨ 取代會議的其他解決辦法

¨ 明確會議的管理機制和機構

¨ 讓參與者了解會議的目的性

¨ 挑選合適的與會人員

¨ 進行恰當的時間和地點安排

¨ 讓會議議題緊湊到位

¨ 實行合會與分會

¨ 不要怕會議被取消

安排會議程序

¨ 如何確立會議的主題與目標？

¨ 常見的3種會議形式

¨ 如何確立會議議程的順序？/  議題、議程和日程的區別

¨ 如何甄選合適的與會人員？/ 會議中的幾種角色

¨ 影響會議安排的時間因素？/ 理想的會議時機

¨ 影響會議安排的地點因素？/ 各種會議的座次安排

¨ 會議形成的可能結論

¨ 常見的會議文字資料及格式

¨ 會議和會務工作的分配與落實

形成會議文化

¨ 資源的準備

¨ 管理的過程

¨ 生產的產品

¨ 團隊的載體

重在場外功夫

¨ 溝通

¨ 協調

¨ 精心

第三部分    如何主持會議？

主持人的職責與作用

¨ 當然的主持人是哪些人？

¨ 主持人的角色

¨ 主持人的作用

¨ 主持人的職責

¨ 主持會議的原則

¨ 對主持人的要求

主持會議的技巧

如何開場？

¨ 背景

¨ 目的

¨ 議程

¨ 期待

¨ 規則

如何擴展？

¨ 圖文并茂

¨ 腦力激蕩

¨ 團隊技能

如何回收？

¨ 多重選擇

¨ 壓力排序

¨ N/3技巧

¨ +/   符號

如何達成結論?

¨ 識別和挖掘異議

¨ 找出異議的原因

¨ 建設性反對

如何總結會議?

¨ 過程回顧

¨ 形成決議

¨ 激勵執行

¨ 評估目標

¨ 懸念事項

如何結束會議?

¨ 會議完成了什么內容？

¨ 它同會議目標的關系？

¨ 下一步怎么做？

¨ 是否需要下一次會議？

會議的追蹤與評估

¨ 什么事?

¨ 什么時候完成?

¨ 什么人負責?

¨ 什么時候報告?

會議的事后跟進

¨ 主持人的事后跟進

¨ 參會者的事后跟進

會議的持續改進

¨ 嚴格執行紀律

¨ 有效履行角色

¨ 充分醞釀議程

¨ 持續優化循環

主持人的能力要求

¨ 傾聽的技巧

¨ 提問的技巧

¨ 觀察的技巧

¨ 反饋的技巧

第四部分    如何記錄會議？

會議記錄者的作用

¨ 僅次于主持人

¨ 記錄及維持議程所設計的順序

¨ 協助主持人總結與歸納

會議記錄者應具備的能力

¨ 反應快

¨ 寫字快

¨ 知識面廣

¨ 記憶力強

¨ 組織能力強

¨ 傾聽能力強

¨ 總結能力強

對會議記錄的10大建議

¨ 重要的會議應該進行錄音

¨ 定期召開的會議不用錄音

¨ 多數會議指定記錄者

¨ 記錄者的筆記流暢不失真

¨ 會議記錄者的責任更全面

¨ 會議記錄內容全面而準確

¨ 會議結束后整理會議內容

¨ 會議記錄應有組織的整理

¨ 與主持人共同修正錯誤部分

¨ 將會議記錄發送給與會者

第五部分    如何參與會議？

參會者的職責

¨ 決定是否出席

¨ 準備

¨ 準時與會

¨ 就疑點或模糊問題征詢解釋

¨ 給出信息時力求精確切題

¨ 傾聽

¨ 支持他人

¨ 確保公平參與

¨ 反對要有根據

¨ 以能提高團隊績效的方式行事

參會者的技能

¨ 學會聆聽

¨ 發言須知

¨ 陳述技巧

參會者的禮儀

¨ 開會之前針對主題，先整理出自己的見解

¨ 對出席者一視同仁，不分上下

¨ 不受利害及感情牽動

¨ 對事不對人，勿因對人的喜惡而蓄意攻擊

¨ 服從眾人決議

¨ 遵守會議規定 

¨ 不必太早到場 

¨ 不打斷 

¨ 出席者彼此相互尊重 

¨ 不在會議中看會議以外的資料 

¨ 慎用手機 

¨ 發言要征詢主持人許可 

¨ 不隨便離席走動或打電話

第六部分    會議中經常出現的問題及解決對策

¨ 人身攻擊

¨ 離題萬里

¨ 爭議不下

¨ 抱怨

¨ 上司發言太投入

¨ 短話長說

¨ 時間不足

¨ 爭功諉過

¨ 為反對而反對

¨ 獨占發言

¨ 消極的話