辦公室主任高級秘書行政助理綜合素質與技能提升

【課程背景】
你在公司是領導“身邊”的人，看起來似乎冠冕堂皇，卻不明確自己未來職業發展方向是
什么？想成為領導的得力助手，卻不知道如何才能做得優秀？看著領導每日的繁忙，想
輔助他做更多的工作，卻不知從何下手？面對領導，不知道自己在領導心目中的價值是
多少？領導交辦的工作，工作標準不明確？工作中總是被動，想主動卻缺乏清晰的努力
方向？對后勤工作缺乏基本的理論支持？輔助領導的工作，很多時候不知道如何去行使
權利；碰到“難纏”的下屬，不知道如何奠定自己的“領導”地位？領導催辦的工作，對方
總是拖延，自己卻無力解決？與領導工作中積累的各種社會資源，卻不知道如何去利用
？如何把握和領導的距離，心中沒底？對公司的“潛”規則，不知該如何應對？對領導交
辦的文書工作，卻不知如何把握其權重？
諸如以上的問題，都是每個行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正確方向從而迅
速提升自身職業素養，成了行政管理者亟待解決的問題。在現代企業面臨的競爭日益激
烈的今天，企業對行政管理水平要求也越來越高，同時對行政管理人員的專業素質也提
出更高的要求，行政管理人員沒有受過系統的專業知識和技能的訓練，僅憑自我認知是
無法站在全局的視野做好行政管理工作的；很多時候想為領導做得更多，卻總是被動地
顧此失彼完成一些事務性的工作，很難“想領導所想，急領導所急”，成為領導不可或缺
的得力助手；經常聽到公司領導下屬抱怨行政管理工作不到位，而從事行政管理工作的
人士，整天忙得暈頭轉向，卻只有苦勞沒有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效
率，更好地體現自己的職業價值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于沒有專項的
培訓課程；為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，
全方位提升行政管理工作的認知水平，快速提升行政管理工的各項能力。

【課程大綱】
認 知 篇
一、企業高級行政助理秘書職業特性與素質要求
-高級助理秘書的職業價值和作用
-高級助理秘書人員的職責與主要工作內容
-高級助理秘書必須掌握的專業知識
-高級助理秘書的職業發展規劃
-高級助理秘書人員的自我角色定位
-優秀助理秘書人員的勝任素質

技 能 篇
二、時間管理及工作統籌技巧
- 時間管理的誤區
-時間管理的原則
-時間管理小竅門
-辦公室接待與電話處理
-上級的時間管理與安排
-自我情緒控制與壓力管理
-上司出差日程管理與工作計劃
三、商務接待禮儀規范
-塑造良好的個人職場形象
-基本社交禮儀
四、會務組織與管理
-會務分類－組織思路
-組織階段：會前準備、會中協助、會后整理
-組織方法及會議資料
-例會的組織/大型會議/展會的組織
-會議座次禮儀
-如何成為優秀會議主持人
-如何當好會議秘書？
-全景案例：某公司年度大型慶典活動策劃始末
→案例：如何應對會議中的“漏洞”
-如何避免陷于會議忙碌之中

文 書 篇
五、信息收集
-信息管理基本流程
-信息的收集整理
-信息的查實及傳遞
-信息的儲存與保密
-保密意識與保密規則
六、文件資料管理與運用
-文檔科學分類標準
-檔案管理的規范
-文檔的索引設置
-電子文檔的保管
-印章的管理
七、商務公文寫作技巧與處理實務
-國家主要公文分類
-公文的基本結構
-助理秘書文字支持應達到的要求
-公文寫作規則和應用技巧
-數字的正確使用
-基數詞和序數詞的正確運用
-模糊詞和模態詞的正確使用
-不同文種的語言特點
-巧用圖表，讓總結報告更據說服力
-SMART原則與SWOT方法
-容易混淆的公文文種

管 理 篇
八、人際溝通與工作協調技巧
-溝通對于助理秘書的意義
-常用溝通方式之比較
-高級助理秘書人員的溝通技巧
→案例：如何聽懂老板的“沒有說出來的話”
-如何讓領導刮目相看、獲得信任
-如何與你的上司協調而不幫倒忙
-如何與各種性格不同的上司相處
-問題：我的上級調走了怎么辦
→案例：領導讓我難為情，我該怎么辦
→案例：如何與同事或下級相處
→案例：有人在你面前抱怨你的領導該怎么辦
-討論：如何發揮自身優勢起好協調作用
-如何成為上司得力助手
-優秀秘書的核心競爭力
-知己知彼：分析上司的工作特點
-如何對待不同性格類型的上司
-站在下級的位置上思考上級的事
-與上級相處注意事項
九、行政管理統籌概念
-現代企業中行政管理的概念
-現代企業運行模型
-明確行政管理工作的績效價值
-行政管理制度的基本框架結構
-行政管理人員日常主要工作內容
-現場討論：行政工作的潛規則在哪里
十、行政管理人員辦公室事務管理
-辦公室環境管理（裝飾、分布、搬家）
-后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）
-辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦）
-員工安全和保密工作
-公共關系管理
-辦公室接待禮儀規范