敏捷工作管理

《敏捷工作管理》

課程介紹

工作上該做的事很多，但我們不可能把所有的事情都做完，因為『好，還要更好』，追求卓越是一項永無止境的努力，每天都有做不完的工作，也沒有太多精力去思考任務該做到什么地步才夠好，或如何超越上級或客戶的期望。對多數人而言，能準時交付成果已經是萬幸。

因此，在每天只有24小時的前提下，「盡力而為」就成為比較實際可行的作法。但在市場競爭更為激烈，客戶的要求更高的情形下，這種自我滿足的想法完全不可行，因為客戶不能容忍缺陷，上級對你的期望更是永無止境。時間是非常公平的資源，每個人每天的時間都是一樣的。因此，如果要在工作績效上勝過別人，就要學習管理你的工作，了解他人對你任務的期望，做最有價值的工作，決定哪些事先不做，在有限的時間下，創(chuàng)造最高及最有價值的產出。

隨著時代的變化，世界開始進入VUCA的時代，簡單來說就是計劃趕不上變化，依賴「行事歷」或「時間管理手冊」來管理自己的時間，已經跟不上時代。商業(yè)環(huán)境不斷變化，客戶變的更難伺候，該做的事越來越多，讓工作變的更加難以管理。但隨著Google、亞馬遜、等大型企業(yè)全面引入敏捷管理，讓企業(yè)應變力提升得到顯著成效后，變化不再是難以對抗的因素。所謂敏捷管理，簡單的說就是「在有限的時間內，創(chuàng)造最高的商業(yè)價值」，也就是以『邊做邊計劃，邊做邊交付、邊做邊修正』的滾動檢討循環(huán)，來應對快速的變化，創(chuàng)造最有價值的工作產出。

本課程將適用于項目管理的敏捷管理方法，轉化為能提升個人或部門應變力與工作效率的工作管理法，特別適合應對高度變化及高強度的工作環(huán)境。有別于一般時間管理課程，專注在有限的時間內完成所計劃的工作；工作管理課程更關注在該做哪些事、要有哪些產出、交付哪些成果、什么該做、什么不急著做，更加偏向結果導向，強調「做對的事」，努力「創(chuàng)造最高的工作價值」，而不只是有效率地把事情做對（時間管理）。

課程內容將敏捷的觀念轉化成敏捷工作管理八大要領，逐步引導學員以敏捷工作管理，取代舊有的工作模式。課程中藉助討論、練習與影片，讓學員從討論與互動中去反思現狀，以提高課后落實的機會。

課程效益

敏捷工作管理期望在相同的工作時間，交付更多具有商業(yè)價值的成果。學員上完課程后，可以在工作上充分發(fā)揮敏捷的優(yōu)勢，包括：

一、 永遠聚焦在最有價值的工作

在每一個工作迭代（或稱為周期）開始前，重新排列工作待辦清單中的優(yōu)先級，讓待辦清單中的工作，能周期性地更新。最后，選擇最有價值的工作來做，在相同的工作時間內，交付更多具有價值的商業(yè)成果。

二、 以階段性的成果展示，取代期終一次性的匯報

在任務進行過程中能主動回報階段性工作成果，并依上級或客戶的回饋意見，調整工作方向。從此降低任務過程不做溝通及回報，導致期末的成果不如預期的可能，能有效減少工作方向偏差的機會。

三、 以滾動規(guī)劃，取代期初的詳細規(guī)劃

經常是工作開始動手做了之后又發(fā)生變化，敏捷管理的「邊做邊規(guī)劃、邊做邊交付、邊做邊修正」，能更適應工作中的突發(fā)狀況。

四、 將大型任務切割成可獨立執(zhí)行的小型任務

將大型或困難的工作切分成一個個獨立的小任務，除了更頻繁地交付有價值的成果，也可以減少因為畏難心理所導致的拖延心態(tài)。此外，將復雜的任務切分為小型任務也讓時間安排更有彈性，應變力更高。

五、 以用戶故事來描述任務內容

從任務交付者（上級、客戶、同事）的視角來描述任務內容，能讓工作更符合任務交付者的期望，讓超越任務交付者的期望成為可能。

六、 任務開始前先編寫驗收標準

在任務開始執(zhí)行前就先厘清「驗收標準」，可以讓任務不會做得太多浪費資源，也不會做得不夠達不到要求。

七、 設定時間盒，克服拖延的習慣

依據帕金森定律，時間期限越寬松，浪費的時間就越多。所以在敏捷的概念下，每一個任務都會透過時間盒（Time Box）的設定，給予恰好足夠的期限，讓有限的時間能發(fā)揮最大的價值。

八、 以故事點來估算工作量，能帶來更為可靠的時間安排

將每項工作的所需時間盡可能加以量化，搭配每天可容許的工作量，能更精確的安排每日（或每周）工作，提高待辦事項列表的可實現性。

九、 經常檢討自己的工作管理狀態(tài)，不斷改善

敏捷強調持續(xù)改善的重要性，所以學員在每天以及每個工作周期結束前，都需要自我檢討，并持續(xù)改善自己的作法。

課程內容

一、 講師的敏捷認證

目前推動敏捷管理的公司，采用的方法絕大多數是以「Scrum工作法」為主，以下是授課講師所擁有Scrum工作法中的兩張證書：「Scrum Master」證書（簡稱：CSM），以及「Product Owner」證書（簡稱：CSPO），能確保Scrum工作法應用在工作上的正確性，以及課后與其他敏捷工具或課程的銜接性與一致性。

二、 講師的敏捷譯作

授課講師除了具有敏捷證照之外，還與其他敏捷同好，共同翻譯以下三本國外知名敏捷書籍，以推廣敏捷。

三、 課程特色

本課程針對提高工作管理技巧而設計，具有以下的優(yōu)勢：

1. 重視實用性，透過課程引導與分析，直接帶出工作上的行動計劃

想到工作管理課程，給人的印象通常是一些『簡單又通俗的道理』。工作管理的道理的確簡單易懂，但要做好工作管理，避開「苦勞多、功勞少」的陷阱并不容易。課程引導學員從任務交付者（上級、客戶、同事）的角度入手，透過他們的視角，以用戶故事的方式來描述任務、拆解任務，以及排序任務，能確保最終成果與任務交付者期望的一致性。課程將重點整理成落實敏捷工作管理的八個要領。課程結束時，每位學員的課后工作管理行動計劃同步完成，課程的實用性高，課后即能應用。

2. 半數以上時間都是課堂討論與實際演練，互動性高，能持續(xù)吸引學員投入

有別于偏講授型的授課方式，課程進行過程中半數以上時間都是課堂討論、個案討論、影片討論，或學員實作，課程進行方式多元化，互動性高，學員專注力高，培訓效果更有保障。

3. 引入敏捷管理的概念，更能應對突發(fā)事件的工作管理挑戰(zhàn)

工作上常見的挑戰(zhàn)就是工作量預估偏差、突發(fā)事件多、對任務的期望結果認知錯誤、或是過程中任務內容發(fā)生改變，導致原本的規(guī)劃難以落實，讓「行事歷」及「時間管理手冊」等工具完全失靈。這些問題在以往時間管理課程的教學上，是非常難以處理的挑戰(zhàn)。但自從敏捷管理手法被提出后，任務內容變化與突發(fā)事件多不再是無法解決的困擾。本課程運用敏捷的概念，以『邊做邊計劃，邊做邊交付、邊做邊修正』的滾動檢討循環(huán)組合，來應對快速變化的商業(yè)環(huán)境以及不斷改變的任務需求，以提高工作管理的效率以及內外部的滿意度。

4. 課程延伸性高，可協(xié)助學員診斷工作管理不足之處，進行后續(xù)的強化

課程結束后才是課程實際應用的開始。本課程能引導學員找出工作管理上的不足之處，以及工作成果達不到預期的真正原因，并著手發(fā)展課后行動計劃。如果公司已經引入數字化的工作管理系統(tǒng)，學員課后可以與課程所學相結合，把工作管理系統(tǒng)運用的更好，也更容易落實課堂所學。如果學員課后需要加強某些方面之能力，來改善工作管理，例如：問題分析與解決、溝通技巧、跨部門協(xié)作、沖突管理、授權技巧、等，也有后續(xù)進階課程可供選擇，提供完整的學習方案。

四、 課后學習

為了提升課程效果，部分課程理論以及參考案例已經拍攝成影片，讓學員在課后持續(xù)學習，以增進課堂的吸收及課后的落實。以下是課后學習影片內容的介紹說明：

1. 什么是敏捷（6分鐘）

敏捷是一個常見的名詞，但敏捷用在日常工作上的意涵是什么？影片藉助一個簡單的動畫，向學員介紹敏捷的意涵、四個價值觀與12個原則，讓學員能更快掌握什么是敏捷。

2. 什么是Scrum（5分鐘）

實現敏捷概念的方法有很多，Scrum工作法是較新發(fā)展，也是運用最廣的敏捷工作法。藉助動畫影片，能讓學員對Scrum的工作流程更為熟悉，更快進入應用敏捷的階段。

3. 荷蘭ING集團（4分鐘）

敏捷強調的是以更靈活的方式來提供客戶服務，但有些行業(yè)已經習慣例行性的工作方式，或是政府法規(guī)十分嚴格，要如何變敏捷呢？影片以荷蘭ING金融集團的敏捷轉型為例，來說明即使是政府法規(guī)十分嚴格，又有上百年發(fā)展歷史的金融業(yè)，如何擺脫舊有的服務模式轉為敏捷企業(yè)，來證明敏捷并非不可達成，思維方式才是真正的限制。

4. Spotify的工程文化（13分鐘）

Spotify是全球知名的網絡音樂公司，也是最早引進敏捷管理的公司。在軟件開發(fā)獲得重大成功之后，他們將公司組織改造成適合敏捷運作的架構，可以說將敏捷管理發(fā)揮到了極致，也形成新的公司文化。

五、 課后作業(yè)與追蹤（選擇性實施）

上完課程后，學員對如何解決目前工作管理的瓶頸會有清楚的概念與作法，并能有效提升工作管理的效率。為了增進課程效果，每位學員都必須在課后，從敏捷工作管理八大要領中，選擇一項自己的工作管理改善行動，以提升其工作管理的效率。

接下來會請學員將改善工作管理的行動計劃及評估方式填寫入課后作業(yè)的表格，然后請學員的上級主管簽字確認，完成課后作業(yè)的第一階段。學員隨即著手執(zhí)行工作管理的改善行動，一個月之后，請學員將工作管理改善的成果寫入課后作業(yè)的第二階段，然后請上級依評估方式復核，確認該團隊成員在第一階段的行動計劃確實完成，工作管理確實明顯改變，并簽字確認，完成第二階段以及課后作業(yè)的填寫。（科氏的第四級評鑒）

六、 課后測驗（選擇性實施）

由于在線互動工具非常發(fā)達，學員可在課程結束前（或課后三天內），以手機進行10～20道題的在線測驗，在線學習系統(tǒng)能馬上計算成績，并匯總成全班的成績表，供評估學習成效（科氏的第二級評鑒）。

七、 課后在線輔導（選擇性實施）

可以選擇在課后兩個月內舉辦一場一小時的在線課后輔導，由學員透過計算機與手機聯(lián)機到在線教室，既不需要中斷工作，也節(jié)省差旅費用，即使學員出差中一樣可以參加。在一個小時的在線互動中，一方面講師可以檢討課后作業(yè)的內容，另一方面講師可以回答學員課程結束以來所碰到的疑惑，對提高培訓效果會很有幫助。

八、 目標學員

本課程針對工作管理而設計，能滿足工作成果偏離要求、優(yōu)先級不分、工作生產力低、應變力低、效率低、缺乏有價值的可交付成果、等的改善需求，適合公司內各階層人員。尤其是：

· 工作優(yōu)先級不分，常抓不到重點

· 工作成果經常偏離上級要求或客戶期望

· 工作任務龐大而復雜，導致完成日期經常拖延

· 工作內容變動大，突發(fā)狀況多，難以安排工作計劃

· 工作很努力，但可交付成果有限或成果不如預期（苦勞多、功勞少）

· 期望提升工作效率或工作生產力

· 公司正在推動敏捷管理或數字轉型

· 公司正導入數字化工作管理系統(tǒng)

九、 收費方式

1. 本課程包含講師費、教材設計費及印制費，特別優(yōu)惠人民幣     元整（未稅）。

2. 訓練場地及三餐之費用，由貴公司支付。

3. 講師往返交通費視上課地點實報實銷或由貴公司負責安排。