專業行政文秘/助理培訓

課程背景：

數百年來，各行各業都有文秘工作，它是一項常青的、不可或缺的職業，也是當今很多年輕人向往的職業。文秘是領導的得力助手，接待、策劃會議、溝通、談判、公文寫作、函電、形象設計、公關關系都離不開文秘的工作。高水平的文秘工作是保證領導和組織工作效率的重要條件，文秘的形象更是代表著單位的整體形象。

但做一個專業的、出色的秘書卻不是一件容易的事，需要通過職業化的訓練和實際工作的歷練才能完成。本課程專門針對目前職場專業文秘工作面設計，通過兩天系統化的梳理和強化，相信會給您最專業的職業指導。

課程收益：

● 了解專業秘書/助理的職責與角色，工作范圍與未來展望

● 學習提升工作效率的技巧，包含檔案管理、時間管理、會議管理，以及上司的行程管理

● 學習職場中的人際關系處理與溝通協調技巧，成為上司的得力助手

● 學習專業秘書/助理的禮儀與應對技巧，塑造專業的形象

課程時間：2天，6小時/天

課程對象：1～3年工作經驗的初級秘書助理，及有志從事文秘工作的人士

課程方式：啟發式互動教學、小組討論、案例分析、角色扮演、培訓游戲、模擬演練

課程大綱

第一講：專業秘書/助理的角色認知

一、專業秘書/助理的定義與職業價值

1. 行政人員的角色扮演：管家、助手、人際

2. 企業需要什么樣的行政人員

二、認清秘書/助理的十四項職責

三、專業秘書/助理必備的技能與素質

四、準確自我定位

1. 初級：事務性文員

2. 中級：事務性文員＋協助管理

3. 高級：獨立管理＋事務處理

五、專業秘書/助理的工作法則

1. 擺正位置

2. 積極主動

3. 細心準確

4. 嚴守機密

5. 誠懇有禮

第二講：如何提升文秘工作效率

一、從高效率的文檔管理技巧

1. 文檔管理的方法、原則及流程

2. 高效名片管理-大大提升老板業務能力

3. 如何運用信息科技進行客戶關系管理

4. 高效助理秘書必備之文書管理技巧

5. 如何成為全方位信息整合工作者

二、如何為上司與自己管理時間

1. 80/20原理的應用

2. 優先級的排定

3. 避免秘書人員的時間管理陷阱

4. 如何優化上司的時間安排

三、會議管理技巧

1. 會議(活動)的種類

2. 會議的流程管理：會前準備；會中協助；會后管理

3. 會議記錄訓練

四、上司出差行程管理技巧

1. 行前安排

2. 為上司搜集資料

3. 制定完備行程表

第三講：專業秘書/助理人際溝通技巧

一、成功溝通的秘訣

1. 溝通的定義

2. 溝通的雙向性

3. 保證溝通成功的三原則

二、有效職場溝通技巧

1. 人際風格的類型：DISC工具導入

2. 如何與上司溝通

3. 如何與同事溝通

4. 如何與客戶溝通

三、上司需要什么樣的秘書/助理：白骨精溝通高招

1. 積極傾聽

2. 同理心

3. 正向引導法

4. 贊美法

第四講：專業秘書/助理的形象塑造

一、女性行政人員的著裝要求

1. 職業裝的選擇

2. 鞋、襪、包的搭配

3. 巧用首飾、絲巾及其它配飾

二、男性行政人員的著裝要求

1. 公務西裝的選擇

2. 穿西裝的十大誤區

3. 襯衫、領帶、皮帶、鞋、襪的選擇與搭配

三、專業秘書/助理的場合著裝

1. 正式嚴肅的會議場合

2. 商務休閑的辦公場合

3. 優雅從容的社交場合

四、合宜的儀表修飾

1. 化妝、修面、發型

五、專業的儀態

1. 站、坐、走、蹲、手勢、微笑

第五講：專業秘書/助理的禮儀與應對技巧

一、商務用語禮儀

1. 交談禮儀

2. 接打電話禮儀與技巧

3. 電子禮儀：電子郵件、手機、傳真等

二、商務往來禮儀

1. 專業的接待態度

2. 招呼技巧

3. 介紹時的原則

4. 握手技巧

5. 交換名片

6. 行進間、乘坐電梯、坐車的禮儀

7. 不同的送客方式

8. 拜訪的宜與不宜

9. 饋贈禮儀

三、商務餐飲禮儀

1. 中式：請客吃飯的藝術；桌位；點菜；上菜順序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶

2. 西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐

結束語

1. 分享與回顧

2. 行動計