卓越時間管理與會議管理

《卓越時間管理與會議管理》

講師：王靜

課 程 綱 要

【課程名稱】卓越時間管理與會議管理

【課程背景】

在日常工作與管理活動開展中，經常出現以下現象：這個來電話，那個來請示、投訴；比誰都忙，到處救火，工作越做越多；計劃趕不上變化或計劃從未兌現過；對什么都不放心，每天忙于事務性工作；每天忙的團團轉，工作抓不住重點，也沒空去規劃何為重點，如何保障重點工作的執行落地；總無法說“不”，因此總要打亂時間計劃……工作效率一直無法提高。

與此同時，作為企業管理者，會議是中常管理工作中最常用的管理手段與溝通的工具，可以有效地幫助我們通過提升會議的組織效率，從而使組織成效更大程度的落地。

《卓越時間管理與會議管理》課程系統講解如何推進高效工作，深度剖析時間管理不佳的原因。基于如何有效地提升管理中會議引領和掌控的技巧而開發，將會議組織的方法工具化。另一方面通過小組討論、案例研討、實操演練等形式，幫助完成從思維到行為的轉變，從而提高工作效能及組織內部運營效率。

【課程收益】

1. 了解時間管理的概念及重要性

2. 提高時間管理技能

3. 掌握高效時間管理的具體方法和技巧

4. 掌握從組織會議到提升會議效能的方式與方法

5. 掌握推進組織整體效能的方法

【課程對象】中/基層管理人員

【授課方式】互動游戲+案例討論+行動學習+小組討論

【課程時長】2天，12小時/天

【課程大綱】

第一單元：全面認知時間管理

1. 時間對我們而言意味著什么？

2. 做好時間管理就是管理好我們的人生

3. 時間管理不僅管理效率，更要管理好效能

4. 麥肯錫工作法：效率與效能的差異

5. 如何保障工作中的時間管理：充分的自我認知

1) 角色背后是：位置、關系、職責、行為

2) 偏重重要的事還是重要的人

3) 清晰的選擇自己的目標并承擔負向結果

4) 規劃好工作推進的進度及節奏

5) 不斷的復盤改進做閉環

6. 職場高效時間管理的三大法寶

1) 高效時間管理法寶1：通過目標管理好時間

2) 高效時間管理法寶2：通過計劃管理好時間

3) 高效時間管理法寶3：通過時間特性管理好時間

第二單元：通過目標管理好時間

1. 案例討論：先有工作還是先有目標？

2. 我們的工作從何而來？

3. 通過目標管理時間的三大工具

1) 戰略地圖

2) 平衡積分卡

3) 行動計劃表

4. 小組討論：是什么在影響目標實現？

5. 目標達成的六個關鍵點：目標、信念、策略、計劃、資源、過程控制

6. 目標設定的SMART原則

7. 目標制定從SMART到SAIL

第三單元：通過計劃管理好時間

1. 小組討論：計劃VS變化

2. 工作計劃制定的基本原則

3. 計劃是用來應對變化的

4. 工作計劃的五大核心要素

1) 質量/目標：分階段目標與工作任務的關系

2) 資源/預算：資源利用與工作任務的關系

3) 人員委派：任務特點與人員委派

4) 時間進度：時間節點設計的方法

5) 風險預案

5. 什么是結果

1) 案例分析：有苦勞不是結果

2) 案例分析：履行職責不是結果

3) 案例分析：完成任務不是結果

6. 工作中的匯報

1) 及時匯報工作的好處

2) 頻率與頻次

第四單元：通過時間特性管理好時間

1. 時間有哪些特性

1) 時間管理的內涵

2) 時間管理的目的

3) 時間管理的價值

2. 對時間的態度

3. 時間的四種占用

領導占用vs組織占用vs下屬占用vs自我占用

1) 管理好自己的時間，要學會分輕重緩急

4. 時間管理就是做決策

1) 小測試：南轅北轍還在策馬揚鞭

5. 時間管理的歷史：1-4代時間管理

1) 第一代時間管理：備忘錄

2) 第二代時間管理：規劃與執行

3) 第三代時間管理：優先級

4) 第四代時間管理：重要性

6. 時間管理的四大象限解析

1) 四象限規劃的重點

2) 四象限規劃的障礙

7. 富蘭克林時間管理手冊及運用

1) 課堂練習：如何規劃你的時間

第五單元：凡是會議，必有準備

1. 會議的最大成本——時間成本

2. 沒有結果的會議=對公司犯罪

3. 沒有準備的會議=集體謀殺

4. 解決方法：事先檢查制度

5. 沒有準備好的會議談何成效

6. 開會前——準備會議資料——理清思路

第六單元：凡是會議，必有及流程

1. 明確會議產出

2. 明確會議紀律

1) 遲到/早退

2) 未提前準備會議資料/數據

3) 相互攻擊/推諉

3. 確認會議議程

1) 會議時間

2) 會議內容

3) 準備資料

4) 工作協調

5) 發言時間、討論時間

6) 會議監控官—參會人—計時發言—鎖定主題—時間控制

4. 會議紀要

1) 會議決議