Excel在人力資源與行政管理中的高效應用

培訓主題

課程描述

Excel基本操作及

員工人事檔案的管理

l 人力資源與行政常用數據輸入方法、技巧和注意事項

u 輸入日期和時間，Excel對日期和時間的處理方式，處理日期和時間應當注意的問題

u 利用數據有效性控制數據的輸入，把錯誤消滅在萌芽之中，讓別人按照您的要求填寫數據

u 快速批量輸入或填充數據與公式

l 整理表格的一些常用的技能和技巧

u 刪除數據區域內的所有空行

u 將文本型數字轉化為純數字

u 快速核對數據：圈釋出修改無效數據

u 編輯加工表格的其他方法和技巧

l HR案例： 員工檔案管理

u 員工檔案表

2 利用身份證號碼提取員工性別信息

2 利用身份證號碼提取員工出生日期信息

2 計算員工年齡

2 計算員工工齡

2 使用下拉列表填充數據

u 公司員工的人性化管理

2 生日、試用期、合同、退休等提前提醒

Excel函數應用及

設計便捷、清晰、規范各種人事管理表單

l 設計規范的Excel人力資源與行政管理表單的常用函數

u 計數函數（案例：統計在崗人數，統計各個部門的人數，等等）

u 求和函數（案例：統計每個部門的考勤數據等）

u 查找函數（案例：設計并打印員工檔案信息表）

u 日期函數（案例：計算員工的年齡、合同到期日、退休日、工作年限；設計考勤表）

u 文本函數（案例：從身份證號碼提取有關信息）

u 邏輯判斷函數（案例：對計算公式錯誤值的處理）

u 四舍五入函數（案例：如何處理Excel的計算誤差）

l 利用有效性控制數據的輸入

u 只允許輸入規定范圍的日期數據

u 只允許輸入規定的序列數據

u 只允許輸入某個區間的數字

u 不允許輸入重復的數據

u 不允許空行輸入數據

u 只有在A列單元格輸入數據后才能在其他列單元格輸入數據等

l 利用函數自動輸入對應的數據

l 利用條件格式讓管理表單更加清晰、美觀和實用

l 保護工作表的重要數據和公式

l 保護重要的工作表、禁止刪除工作表

l 設置工作表的多用戶編輯區域和使用權限，每個部門只能在自己的區域輸入編輯自己的數據

l HR案例：透視分析各類人事行政管理表單

2 創建數據透視表

2 修改數據透視表布局

2 編輯數據透視表的統計方式

2 設置數據透視表中的值顯示格式

2 創建超級表及套用表格樣式

2 多維度數據分析和動態透視分析

2 超強組合應用：條件格式+切片器+日程表+透視圖，實現交互式動態效果

Excel高級圖表技巧及

各種人事圖表的制作與美化

l 圖表的制作與美化技巧

u 使用自選圖形突出圖表信息的重點

u 在圖表中使用次坐標軸

u 在圖表中插入其他對象

u 繪制動態交互圖表

l HR案例：員工學歷分析圖

u 創建員工學歷分析柱形圖

2 創建并格式化員工學歷統計表

2 由表格數據生成柱形圖

u 編輯圖表

2 調整圖表位置和尺寸

2 添加數據系列

2 刪除數據系列

2 由圖表生成數據

2 套用圖表樣式

2 移動圖表到其他工作表

2 更改圖表類型

2 設置默認圖表類型

u 設置圖表區布局

2 添加圖表標題

2 添加坐標軸標題

2 調整圖例位置

2 在圖表中顯示數據

u 美化圖表

2 設置圖表背景及邊框

2 設置圖表中文字的字體及顏色

u 圖表模板的使用

2 將圖表保存為圖表模板

2 應用圖表模板

2 刪除圖表模板  

Excel在行政管理中的應用

l Excel抽獎器

l 公司會議室使用安排表

u 條件格式高亮提醒重點內容

l 制作員工胸卡

u 創建人事數據表

u 創建“員工胸卡”Word文檔

u 郵件合并中添加照片